高效管理仪器设备使用记录问题：
一、档案需要记录哪些内容
一般来说，仪器设备档案的记录应至少应该包括这7个内容:
1、制造商名称、型号、出厂编号
2、对设备是否进行了规范的核查，以及核查时间人员地点等
3、仪器设备存放的位置
4、制造商的说明书，或指明说明书存放的地点
5、所有检定/校准、核查报告和证书
6、设备维护计划以及维护记录；
7、设备的任何损坏、故障、改装或修理记录。
二、档案管理中存在的问题
1、管理制度不完善
有部分检验检测实验室没有根据自身情况，创建有效的仪器设备档案管理制度，明确相关部门以及人员职责，缺乏有效的档案管理监管机制。
2、管理意识不强
主要体现在部分检验检测实验室，虽然制定了相应的档案管理规程，但因对仪器设备档案管理工作的重要性和认识上的不足，导致相关制度形同虚设，造成仪器设备档案工作落实不到位。
3、管理队伍力量薄弱
目前，部分实验室的仪器使用部门都没有设置仪器设备档案管理员。部分实验室虽然设置了仪器设备档案管理员，但由于缺乏档案管理专业知识、对设备档案管理工作不熟悉不精通，导致无法正确、及时地收集、整理和归档仪器设备档案资料。另外，也因为实验室人员流动大，会存在因交接不到位导致档案管理脱节的现象。
4、档案收集问题
仪器设备档案最后一个问题是档案材料收集不全，比如档案材料只收集了仪器设备招标采购及验收相关材料，随后使用过程中形成的检定/校准/核查、期间核查、维护、维修等档案在收集中有不完全或未收入档案的现象。另外，有很多实验室的仪器设备档案管理，还停留在纸质材料的阶段，导致档案在保存和查询都有不方便。
三、档案管理问题解决方案
对于上述备档案管理存在的4个问题，可采取以下解决方案:
1、完善档案管理制度，规范仪器设备管理
2、提高对档案管理重要性的认识
3、加强档案管理人员队伍建设
4、建立动态的仪器设备台账
5、严格档案的借阅制度
6、推进仪器设备档案数字化管理
化验室仪器设备使用管理制度目的
第一条 为了加强大型精密仪器及其他设备的组织管理，充分发挥仪器设备的作用，以适应医药科学技术现代化的需要，根据国家科委有关规定，结合医药系统的具体情况，制定本办法。
本办法适用于国家科委统管二十三种大型精密仪器及单台价格在人民币5万元以上的仪器设备。第二条 科研仪器设备管理工作是医药科研、教学工作的组成部分，是一门专业性较强的技术工作。第三条 要提高认识，加强领导，摆正仪器设备管理工作在科研、教学活动中的地位。各单位要建立和健全严格的管理制度，认真管好，用好仪器设备。仪器设备管理部门由有关的副院（校、所）长分工直接领导。第四条 各单位大型精密仪器设备的供管修应统一归口管理，必须配备和充实仪器设备的管理力量。应当由责任心强、作风正派、任劳任怨、熟悉业务的同志担任仪器设备的管理工作。第五条 各单位根据当前的科研、教学任务和发展规划，以及国内外仪器设备的现状，结合本单位的实际情况，编制大型精密仪器设备需要规划及年度计划，并向国家医药管理局科技教育司提出申请。第六条 编制年度计划，首先要说明购进大型精密仪器及其他设备的目的及必要性，并必须具备下列条件：
1．必须有明确的科研和教学任务，有较饱满的工作量；
2．有相适应的使用、维修技术力量；
3．有安装仪器设备所必须的条件；
4．有足够的资金保证。第七条 购置大型精密仪器设备应本着适用、节约的原则，凡国内可以生产、又能满足需要的，不再进口；凡低、中档大型精密仪器设备能满足实验需要的，不应购置高档大型精密仪器设备；凡能购买主要部件装配的，不要进口整机。必须订购国外仪器设备时，应从技术效果和经济效果上认真研究、比较、慎重选择国别、公司；规格型号及必要的易损件。第八条 申请进口仪器设备的具体办法：
1．凡需要申请进口精密仪器的单位要填写进口仪器设备汇总表一份。并按照外经部统一制定的表式填制进口订货卡片，进口订货卡片说明或进口零配件明细表。申请进口大型、特殊的精密仪器设备或批量较大时，应另附文字材料，具体申述进口理由。
2．凡进口单机价格在2万美元以上，应填制订货卡片说明及订货卡片各一式六份；凡进口单机价格在2万美元以下，应填制订货卡片及卡片说明各一式五份；凡进口零配件应填制订货卡片及零配件明细表各一式四份。订货卡片及卡片说明或零配件明细表逐项填写清楚，技术参数要写齐全，估价尽可能做到基本确切或略有宽裕，并在订货卡片上加盖单位公章。
3．进口订货卡片及卡片说明或零配件明细表必须在规定时间内按照隶属关系报审，局直属单位及承担国家攻关和局控项目合同项目的单位报送国家医药管理局科教司综合平衡，审核其是否确实需要进口，外汇、国内资金和相应的条件是否落实后，上报有关部门审批。
每年报送进口订货卡片两次，第一次是2月份，第二次是6月份。第九条 各单位收到订购仪器设备后，必须在订货合同规定的索赔期以前20天，完成一切验收工作，包括：开箱清点、安装调试，逐一鉴定技术指标、签证验收报告等。凡数量、质量或技术指标达不到合同规定的，验收单位要提出证据，经由国家商检局公证通过外贸进出口公司向外国商人索赔。
贵重仪器设备必须组织验收小组，验收工作要准备细致，避免仓促上阵，反对草率接机，引进设备一经签订合同，验收小组就要立即着手拟订接机计划。包括：
1．编制从索赔期向前逆推的各项准备工作完成期限表，要考虑港口积压，运送不及时而占用时间情况。计划要留有余地，各项准备工作要早作安排，要同时进行才能有比较充裕的时间进行细致验收。
2．收集、整理、翻译仪器设备说明书及有关资料，接机人中应在验收之前认真阅读，并接受必要的实际训练。
3．拟订仪器设备的技术验收方案，制定验收原始记录项目及记录格式，写出验收报告。以上材料等应装入仪器设备技术档案。并随仪器设备转移。第十条 仪器设备验收完毕，应登记、入帐、建卡。加强管理保持帐物相符。并分别建立技术档案。第十一条 仪器设备使用之前，应熟悉说明书和仪器设备的性能，操作时要严格遵守操作程序。高档仪器设备的操作使用人员，必须经过专门培训，经考核合格后，方可操作使用。
全国环境监测仪器设备管理规定(暂行)
目的如下:
1. 化验室负责人对化验室安全工作负责。
2. 化验人员必须高度重视安全工作,严格遵守操作规程。
3. 化验人员要熟悉仪器、设备的性能和使用方法,按规定要求进行操作。
第一章 总则第一条 为加强全国环境监测仪器设备管理，充分发挥仪器设备的作用，根据《全国环境监测管理条例》制定本规定。第二条 监测仪器设备是开展环境监测的必备手段，是国家的宝贵财产。各级环境保护行政主管部门，应保证仪器设备折旧、更新和补充的经费。并纳入年度财务计划。第三条 各级环境保护行政主管部门应设专人管理监测仪器设备；市级以上（含市级）环境监测站应设仪器设备管理科室；县级站应有专人管理。第四条 本规定适用于全国各级环境保护行政主管部门和各级环境监测站。各部门、工矿企事业单位设置的各级环境监测站可参照执行。第二章 使用与管理第五条 各级环境保护行政主管部门主要职责是：
1．督促和检查本规定的贯彻实施；
2．制定所辖区仪器设备管理实施细则；
3．制定所辖区购置仪器设备经费分配计划；
4．负责办理审批同级环境监测站仪器设备报废申请；
5．组织和协调所辖区内设备的调配。第六条 各级环境监测站主要职责是：
1．认真贯彻本规定及实施细则；
2．制定本单位仪器设备管理制度；
3．对下级监测站操作人员进行业务技术指导；
4．负责本单位仪器设备订购、验收、维修、建档和建卡等工作；
5．制定本单位仪器设备购置和更新计划及提出报废申请。第七条 各级环境监测站要认真贯彻执行国家计量法的有关规定，对本单位使用的仪器设备应定期检定。第八条 为保证大型仪器设备的完好率和充分发挥效能，各级环境监测站应统一管理集中使用。第九条 各种仪器设备必须建立专人负责制，实行档案管理制度，建档建卡，做到技术档案资料齐全、完整。第十条 操作人员必须经过专门培训和考核方能上机操作，使用中应遵守操作规程。第十一条 仪器设备实行事故报告制度、发生事故，仪器负责人应立即报告仪器管理部门，并写出事故报告。第三章 仪器设备的配置第十二条 各级环境监测站应按所承担的监测任务，参照《全国各级环境监测站仪器设备配置参考标准》有计划的配置监测仪器设备。大型和进口仪器设备购置前，需进行可行性技术论证，报主管部门批准。第十三条 仪器设备技术指标由国家环境保护行政主管部门制定。各单位配置的仪器应符合国家颁布的有关技术指标要求，做到规范化、系列化和标准化。第十四条 省、自治区、直辖市所辖区内的监测仪器设备的选型工作，由各省、自治区、直辖市环境监测中心站负责进行，报主管部门批准。第四章 折旧与报废第十五条 各种仪器设备应按耐用年限，逐年折旧，核减固定资产总值。第十六条 仪器设备由于长期使用，已达到耐用年限，技术性能已达不到技术指标，没有继续使用和修复价值，可由环境监测站提出报废申请，报主管部门批准，批准后削减固定资产总值，必要时可报上级主管部门批准。第五章 附则第十七条 附件：
1．全国各级环境监测站仪器设备配置参考标准；
2．环境监测仪器设备固定资产折旧与报废管理办法。
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