一个单位的档案应该首先从分类开始，档案的整理就是不断地分类和编号。单位整理档案应该从当地的国家档案馆购买，而不应该从什么计量协会购买。所有单位的档案均需使用有各级各类的国家档案馆监制的档案用品，如档案盒、档案袋、档案目录（如：设备档案文件目录、设备档案案卷目录、科技档案分类目录、设备档案总目录等），没有听说过什么“档案簿”。
以下是设备档案分类、组卷的整理要点，分别叙述如下：
一、单位所有档案的分类
首先应该编写一个单位档案的分类标准。即你们单位的档案分为几个一级大类几个二级类别和三、四级类别。如一级类档案，可以分为文书类档案（指单位日常工作产生的文字性档案）、科技类档案、财会类档案、声像类档案等。科技类档案的二级类里，可以分为设备仪器类档案、科研课题档案、产品类档案、基建工程档案。设备仪器类档案的三级类里可以按设备使用性质分类。如计算机（台式机、笔记本、上网本）、办公设备（会议桌、办公桌、书柜、档案柜、办公座椅等）等等
一般来说，三级或四级类就可以组成卷了。
二、设备档案分类方法（可以选择适合你们单位的一种进行分类）
1. “使用性质——型号”分类法
2. “工序——型号”分类法
3. “车间——使用性质”分类法
4. “使用性质”分类法
5. 不分类直接组卷
三、组卷要求
（一）组卷的含义：组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。
（二）组卷具体要求
1. 一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。
2. 每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。
3. 卷厚适度。一般不超过40mm。
4. 案卷内不应有重份文件。
5. 价值（保管期限）大体相同。设备档案的保管期限一般为长期或定期。要根据设备仪器的使用寿命来定。
四、设备档案组卷方法
（1）大型设备按结构组卷：即按设备的组件、部件、零件等不同可分拆的组成部分组卷。
（2）普通设备仪器按单台组卷：即1台1卷。
（3）小型设备仪器可酌情合并组卷：即2—3台组1卷。
五、卷内文件排列
（一）概念
卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。
（二）设备文件排列方法
设备仪器档案的组卷：按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样或图纸、说明书等。随机图样如果是大张的图纸，可以单独组卷。
（三）卷内文字材料可参考文书档案排列：
1. 整体上按时间（工作程序进度）。
2. 正文在前、底稿在后。
3. 正文在前、附件在后。
4. 批复在前、请示在后。
5. 原件在前、复印件在后。
6. 装订成本、印刷成册的材料一般不用拆散重新排列。
六、设备档案标题拟写方法
型号+设备仪器名称+文件名称
例：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单
型号 名称 文件名称
七、卷内文件目录填写
序号 文件编号责任者 文件材料题名日期 页号 备注
1 SB－1 XX科 XX型B超仪订货合同 20140506 1
（SB是设备的首字母）（这里不能画出线段，所以只写出文字）
1. 序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。
（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。
（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。
2. 文件编号
（1）文件编号：如，请示、批复，文件编号填写发文号。
（2）图纸编号：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03” ，。
（3）许可证：填证号。
3. 责任者：
（1）以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；
（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。
（4）责任者可填写规范通用的简称。
4. 文件材料题名：即文件标题或图纸的全称。
5. 日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。
6. 页号：填每份文件的首尾号。
说明：（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。
（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。
八、填写卷内备考表
（一）说明
包括以下内容：
1、标明卷内文件的件数与页数；
2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；
3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。
（二）互见号
填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式并用括号括起。
九、填写案卷封面
1.档号：后面讲。
2.档案馆号：不填。
3.案卷题名：填写已拟写好的案卷题名。
4.立卷单位：哪个单位组卷就填哪个单位
5.起止日期：填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。
6.保管期限：①填写划定的永久、长期、短期；②卷内档案材料有两种以上保管期限时，应从长划定。
7.密级：根据已划定的密级填、没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。
十、案卷装订
（一）拆掉金属物。
（二）科技档案可采用装订和不装订两种形式。
1. 装订方法：
（1）用棉线三孔一线（8字装订法）
（2）图纸折叠。
①按A4图纸大小折叠成手风琴式；
②内的图纸左侧要留出装订边30mm；
②折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸免受磨损并便于查看利用。
（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。
2. 装订（不装订）：
（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订。
（2）卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。
（3）卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，式样为：
档 号 序 号
SB3-1 1-001
（这里不能画出线段，所以只写出文字）
3、对破损、小于A4规格的文字材料要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。
十一、编制检案工具
科技档案常用的是《科技档案分类目录》、《总目录》。
（一）《科技档案分类目录》式样如下：
序号 档号 案卷标题 立卷单位 日期 期限张(页)数 备注
XX SB3-1 计算机类档案 设备处 20140506 短期 150
（这里不能画出线段，所以只写出文字）
（二）《档案总目录》
1. 打破大类中二级类目及以下类目（即小类）的类别界限，以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。
2. 以打破年度的大流水号为登记的顺序号。
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●●●****公司安全生产管理制度
人字〔2011〕0013号签发人：
1、 为了广大员工的身体健康，营造良好有序的工作环境，特制订本规章制度；
2、未经公司培训上岗或主管授权许可人员，不得操作任何机器设备；
3、 机器操作人员应严格注意个人衣着，严禁携带耳环、首饰、宠物等进入操作间；
4、机器设备操作人员必须熟练掌握操作规程和并按要求进行操作，严禁违章操作；
5、机器设备操作人员在生产前后，严格检查设备是否有漏油、漏电等现象，并上报。
6、设备运行过程中应随时注意运转情况，不得打瞌睡、离岗；如发现异常，应及时报修；
7、机器设备操作人员班前严禁喝酒，以防止意外伤害事故发生。特殊工种必须持证上岗；
8、 进行机器设备的清理和清洗工作时应首先切断电源；
9、，严禁将水冲到设备的电机和控制系统部分；严禁用水冲洗供电设备、电路系统、电源开关、电控箱、电控柜、排气扇等电器设施，严禁在机器设备运行状态下做清洁卫生工作；
10、非设备维修人员严禁私自拆卸、改装机器设备和电力系统；
11、交接班及下班离机时，设备操作人员和车间主任、领班人员下班时检查设备、电路系统、供水系统、车间门锁、仓库门锁等是否关闭；
12、各车间、仓库必须配备相应的消防设施。未发生火灾时，严禁动用和损坏消防设施；
13、设备操作人员应把模具、操作工具等做到定点定位；
14、设备操作人员按时清理原料、成品、工具、操作台；
15、主动学习，相互提高，尊敬车间师傅、领导，尊进同事；
16、其它规章在工作过程随时补充；
17、本规定自制定之日日起施行；
●●●****公司设备管理制度
人字〔2011〕0012号 签发人：
为确保公司设备设施处于良好状态，保证设备设施安全良好运行，维护生产秩序，保证设备设施维修费用处于最低水平，特制定本制度：
1 设备管理职责
1.1 研发部、质检部、生产部等部门负责根据产品工艺与品质的要求组织公司领导、其他相关人员策划设备能力，提出设备能力需求，选定设备型号。
1.2 采供部负责组织相关人员确认、订立设备合同，以及付款申请工作。
1.3 设备部负责组织设备验收、安装、调试等前期工作。
1.4设备部负责组织编制公司设备台帐、设备档案、设备资料登记表、设备使用与维护规程等管理文件。
1.5 生产部负责组织设备正式投入使用前的能力验收工作。
1.6 生产部负责设备的使用与使用中的日常保养、异常报修工作、设备的安全使用。
1.7 设备部负责组织设备的维护、一级保养、二级保养、抢修等工作。
1.8 机修部负责定期组织对使用中的设备能力进行评估。
1.9 设备部负责设备的安全管理。
2 设备资料管理
2.1设备基本资料的建立
2.1.1 新添置设备到厂后，设备部组织设备使用单位、采购部等相关部门验收，按照采购合同、设备厂家随机清单等资料清点设备及配件、工具等，并检查设备表面状况，验收完成后，设备部收集所有验收资料，建立《设备资料登记表》。
2.1.2安装、调试完毕后，设备部依照设备说明书等资料补充《设备资料登记表》，并将有关说明书、图纸等资料归入设备档案管理。
2.1.3 设备如发生改善、更换等异动情形时，主导单位应依实际异动状况提报修正资料进入设备档案。
2.1.4 设备档案内容应包括：
设备重要部位
安装及试车状况
备品明细
完好标准
润滑标准
设备故障原因分析及对策方案、历次重要变更等。
2.2设备完好标准的制订
设备安装试车完成后，设备部应依据设备图纸特性、维护保养说明、操作状况等资料，编制该设备的检查项目、检查方法、要求与判定标准、检查周期、检查人员等项目，形成《设备完好标准表》。
3 设备使用与维护规程的制订
3.1 总体要求
设备使用与维护规程是根据设备使用、维护说明书和生产工艺要求制定的，用来指导正确操作使用和维护设备的法规，各设备使用单位都必须遵守设备使用规程和维护规程。
3.2 制定与修改
3.2.1 设备部按照设备价值、在生产中的地位、结构复杂程度以及使用与维护难度，将设备划分为：重要设备（A类）、主要设备（B类）、一般设备与工器具(C类)三个级别，形成《设备分类管理清单》，以便于规程的编制和设备的分级管理。
3.2.2凡是安装在用的A、B类设备，必须做到台台都有完整的使用与维护规程。
3.2.3对新投产使用的设备，设备部要负责在设备正式投入使用前一周内制订出使用与维护规程草案，并发布执行。
3.2.4 设备使用部门根据使用与维护规程的草案，结合实际使用的发生和发现的问题，在设备投入使用一个月后，提出对草案的使用和修改意见，由设备部主导，组织机修部、研发部和生产部会签设备使用和维护规程，形成正式文件，并执行。
3.2.5当采用新工艺、新技术时，在工艺与技术得到确认后，设备部要在一周内完成新规程的修改、会签与发布，以保证规程的有效性。
3.2.6在执行规程中，现场人员发现规程内容不完善时直接反馈到车间主任处，车间主任联系设备的专业人员在现场核实并确认，对规程内容进行增补或修改，会签与发布流程按照2.2.5执行。
3.2.7新编写或修改后的规程，都要按专业管理的原则，经过分管副总的审批后生效。
3.2.8对短期内多次修改导致实质性内容变动较多的规程、一年内未修订和评审的规程，设备部每年组织重新修订、会签、审批并发布，同时回收原作废规程。
3.2.9当设备发生严重缺陷，又不能立即停产修复时，设备部门和相关技术部门制定可靠的临时性使用措施，由分管副总批准后执行，缺陷消除后临时措施立即作废。
3.3规程的主要内容
3.3.1设备使用规程
设备技术性能和允许的极限参数，如最大负荷、压力、温度、电压、电流等；
设备交接使用的规定，两班或三班连续运转的设备，岗位人员交接班时必须对设备运行状况进行交接，内容包括：设备运转的异常情况，原有缺陷变化，运行参数的变化，故障及处理情况等；
操作设备的步骤，包括操作前的准备工作和操作顺序；
紧急情况处理的规定；
设备使用中的安全注意事项，非本岗位操作人员未经批准不得操作本机，任何人不得随意拆掉或放宽安全保护装置等；
设备运行中故障的排除。
3.3.2设备维护规程：
设备传动示意图和电气原理图；
设备润滑“五定”图和要求；
定时清扫的规定；
设备使用过程中的各项检查要求，包括路线、部位、内容、标准状况参数、周期(时间)、检查人等；
运行中常见故障的排除方法；
设备主要易损件的报废标准；
安全注意事项。
4 设备润滑管理
4.1 设备润滑标准的制订
4.1.1设备部对现有设备，依据设备资料、润滑说明、操作状况等，订立各设备的润滑部位、使用油脂、检视周期、换油基准等，形成《设备润滑基准表》。
4.1.2 设备部针对每台设备分别制订完善的设备润滑“五定”图表，并发布执行。
4.2 要求
设备部设润滑专业员（兼职），负责设备润滑专业技术工作；设备使用车间（班组）指定专门人员负责设备的润滑执行。
执行设备用油三清洁(油桶、油具、加油点)，保证润滑油(脂)的清洁和油路畅通，防止堵塞。
润滑专业员要做好设备润滑新技术推广和油品更新换代工作。
认真做到废油的回收管理工作。
4.3 润滑“五定”图表的制订与执行
生产设备润滑“五定”图表必须逐台制订（或作为使用维护规程的附件），和使用维护规程同时发布。
设备润滑“五定”图表的内容：
-定点：规定润滑部位、名称及加油点数；
-定质：规定每个加油点润滑油脂牌号；
-定时：规定加、换油时间；
-定量：规定每次加、换油数量；
-定人：规定每个加、换油点的负责人。
润滑专业员要定期检查润滑“五定”图表执行情况，并不定期稽核，发现问题及时处理。
岗位操作和维护人员必须随时注意设备各部润滑状况，发现问题及时报告和处理。
4.4 润滑油脂的质量管理 设备运转过程中，由于受到机件本身及外界灰尘、水份、温度等因素的影响，使润滑油脂变质。为保证润滑油的质量，需定期进行更换工作，设备部根据不同设备规定不同的更换周期并安排执行，油品更换前必须对油具、油箱、管路进行清洗。
5 设备运行的日常点检
5.1总体目的 通过一定的手段，使维护与各级管理人员能牢牢掌控设备的运行情况，依据设备运行的状况制订相应措施，其中部分内容可以视实际情况结合三级保养同时执行。
5.2设备点检标准的建立 设备部依据每台设备的结构和运行方式，定出检查的部位(点检点)、内容(检查什么)、正常运行的参数标准(允许的值)、执行人，并针对设备的具体特点，对设备的每一个点检点，确定出明确的检查周期，一般可分为时、班、日、周、旬、月等，形成《设备点检表》。
5.3点检的运行与稽核
各执行人负责对按照点检标准的设置执行，设备部有计划安排人员稽核点检的执行状况，以便全面掌握设备运行动态，随时检讨设备运行中出现的问题。
5.4点检信息的反馈与应用
所有点检中发现的信息，不论是否现场处理好，都必须形成记录。
设备部负责按周汇总分类汇总点检问题，并形成固定格式的电子文档，以便分析、使用和综合管理。
所有点检的问题（故障、隐患等），应纳入下一期的检修计划中。
重大的缺陷与故障，立即汇报生产副总，以便确定控制和处理方案。
6 设备保养与维护
6.1 设备保养的划分——“三级”保养
日常保养：设备的日常保养由操作者负责，班前班后由操作工人认真检查、擦拭设备各处或注油保养，使设备保持润滑、清洁。班中设备发生故障，要及时排除或报修，并认真做好交接班记录。
一级保养：以操作工为主，维护工参加，对设备进行局部解体和检查、清洗规定部位、疏通油路、调整设备各部位配合间隙、紧固设备各个部位等。设备运转600小时，要进行一次一级保养。
二级保养：以维修工人为主，操作工人参加，对设备进行部分解体、检查修理、更换和修复磨损件、局部恢复精度、润滑系统清洗、换油、气电系统检查修理等。设备运转3000小时要进行一次二级保养。
6.2 设备日常保养的具体要求
班前认真检查设备，按规定做好点检工作，按规定进行润滑和加油。
班中遵守设备操作规程，正确使用设备。
班中发现隐患及时排除，自己解决不了的应立即通知修理人员处理。
班后做好设备清扫、润滑工作，B类设备为15-30分钟A类设备应当适当延长。油线、油孔等部位坚持每周彻底清扫一次，压头、切刀等部位坚持每天彻底清理一次。
做好交接班工作，将当天设备运转情况详细记录在交接班记录上。
坚持每天一小扫，周末大清扫，月底节前彻底扫。周末B类设备清扫1小时左右，A类设备2小时左右；月底B类设备清扫1-2小时，A类设备2-4小时；节日保养按规定保养标准进行。
6.3设备维护
设备维护包括改进性维护、潜在故障维修性维护和预防性维护，以提升设备运行效率、延长使用寿命、减少突发故障的时间为目的，实际项目可以结合设备的三级保养进行，由设备部主导进行，具体以提报计划表至生产计划主管人员，双方确认后安排实施。
6.4 设备保养与维护的计划与执行
6.4.1 一级保养、二级保养和日常维护均按照计划、确认、执行的运转模式进行，日常保养按照确定的内容进行，一级保养、二级保养进行后填写《设备维修维护记录》。
6.4.2 设备部以年度为周期提报二级保养计划、以月度为周期提报一级保养、日常维护计划，经生产计划主管人员确认、公司领导审批后进入计划执行环节。
6.4.3 设备部根据计划制定保养、维护所用的零配件、材料等需求，在采购周期前计划与执行时需配合的事项与部门。
6.4.4 知会相关信息至关联部门，尤其关注生产计划及其变更。
6.4.5 维护计划执行、维护总结与记录、问题分析。
8 设备故障抢修
3.3.1设备发生微小故障时，岗位操作人员能排除的应立即排除，并在当班运行记录中详细记录。
3.3.2对于无力排除的设备故障，岗位操作人员要加强观察，注意故障发展过程，同时详细反馈至当班主任，主任通知设备维护人员立即抢修。维修人员详细记录维修过程、故障原因和解决措施等信息，形成《设备维修维护记录》。
3.3.3对于未能及时排除的设备故障，必须在2小时内反馈至生产计划负责人、生产厂长，以便决定处理措施。
3.3.4在处理每项故障前，维修人员要有相应的分析与解决措施，最大程度的预防故障扩大。
9零配件管理
9.1库存零件的管制
凡生产设备需要的备品零件，其单位或组合单价超过200元，或需自厂家采购，或需专门制造，或在县城范围内不能采购的，均需要准备适当数量的库存，通过设定安全库存量作为管制的手段。
9.2 管理单位
所有库存零件的管制单位为设备部，领用单位为使用部门。
9.3 安全库存量设定
设备部维修工程师根据零部件的使用量情况、寿命、采购周期、安全存量、批次采购量等因素设定每一管制零部件的最低库存量，形成《零部件安全库存量表》，当实际存量低于安全库存量时，立即按照采购流程申购。
9.4 定期检讨 设备部根据库存情况和使用情况，按季度检讨零部件《零部件安全库存量表》的合理性，并申报修正。
10 设备改善的立项与处理
10.1凡属下列情况均属设备改善的范围，可以立项专案改善：
运行中经常发生故障停机而反复处理无效的部位；
运行中影响产品质量、产量、效率的设备、部位；
运行达不到小修周期要求，经常要进行计划外检修的部位(或设备)；
存在不安全隐患(人身及设备安全)，且日常维护和简单修理无法解决的部位或设备。
可以提升目前的质量、产量、效率和管理水平其他新方案
10.2改善的立案与执行
所有人员均可提出改善方案，方案可以通过直接提交到直接上级或递交到公司行政部门的途径提出。
10.1中的各项是提案的当然内容。
公司副总（含）以上人员可以根据相应的职责权限决定方案的立案与执行。
方案执行成功后，由方案的相应决策人提出嘉奖措施。
方案（不论是否成功）的立项、过程和执行结果的相应信息都必须形成文档备查。对于设备的改善，此信息同时记入设备档案。
11 相关表单
设备资料登记表
设备完好标准表
设备分管清单
设备润滑基准表
设备点检表
设备维修维护记录
零部件安全库存量表
●●●****公司生产部工作职责
人字〔2011〕0011号 签发人：
一、管理权限
行使对产品生产过程中的管理权限，承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。
二、管理职能
合理组织公司产品的生产过程，综合平衡生产能力，科学地制定和执行生产作业计划，加强职工的培训教育，提高生产效率，节约制造成本。
三、主要职责
1、严格执行公司规章制度，履行工作职责。
2、组织生产、设备、安全、环保等制度的拟订、检查、监督、控制和执行。
3、负责编制年、季、月度生产作业计划和设备维修计划。
4、密切配合营销部门，确保产品合同履行。
5、负责编制技术管理标准、生产工艺流程、设备操作手册和作业指导书。
6、负责安全生产教育、加强安全生产控制，严格执行生产操作规程，及时监督检查。确保安全生产。杜绝安全事故。
7、负责组织生产现场管理，确保生产现场整洁有序。
8、及时编制年、季、月度生产报表，定期进行生产统计分析，不断改进生产核算工作，节约开支、降低成本。
9、负责做好生产设备、计量器具的维护检修工作，合理安排生产设备、计量器具计划，确保设备正常使用。
10、做好生产管理人员的培训工作和业务指导，并定期进行工作能力的检查、考核和评比。
11、配合品控部门，不断进行产品质量和管理品质的提升。
四、划分职责
1、生产厂长：根据销售计划书（销售部呈递、总经理审批，总经办移交）及库存情况制定生产计划，并合理组织车间生产；日查原料库存报表，制定原料需购单；日查生产车间安全生产情况，对车间主任，机修人员，生产工人进行培训、监督、管理；组织安排人员机器保养，电路设施的维护；安排、召开生产车间晨会、例会；
2、车间主任：根据生产厂长安排，对车间现场管理，带领工人进行安全生产；对车间内事务的监督管理，安排车间内部事务，对于应收表扬和惩戒的人员进行初次教育批评，对需要提升或开除的人员及时上报，建议；
3、生产工人：遵守车间生产制度，主动、安全、高效的完成生产部下达的各项任务；及时做好机器维护；定时做好车间清洁；不断学习，合理创新。
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