1、作用推动会展行业的发展和提升行业的整体水平。
2、意义推动行业技术创新和标准化建设，促进会展行业的健康发展。专业委员会通过组织行业内的专家学者和企业代表进行交流和合作。
如何让展会发挥营销作用？
广义上的会展服务，既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。参展商是展览会的主体，主办单位的收益主要来自企业支付的参展费用。因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。在激烈竞争的市场压力下，随着市场化、国际化的日益扩大，参展商与主办方传统的买卖关系必将难以继续维系。为了组展的顺利进行，主办方往往会尽己所能取得参展商的满意和信任。参展商不再愿意仅仅作为参展费用的支付者，而是希望能够从主办方那里获得更多的服务。国际标准来规范首先，主办单位要树立服务观念，按照市场化、商业化、专业化的要求来进行服务运作。国外会展发达的国家都有一套成熟的会展服务运作模式，而我国展览业起步较晚，很多展览会都具有较浓的行政主导色彩，主办单位在客户面前，往往是居高临下的指挥者，而不是服务者。开幕式一结束，展览会就宣告成功，主办单位的人员便无影无踪，在国外这种现象决不会出现，主办单位是以服务客户的形象出现的，特别是客户服务中心可以帮助参展商、采购商解决具体各种问题，包括投诉。只要是参展商、采购商需要的，主办单位就应该想到做到，只有通过优质的服务形成一个固定的客户群，主办单位才能在群雄逐鹿的时代牢牢占据一块自己的地盘。其次，实现服务流程的规范化、标准化。国内很多展览企业都已经意识到了展览服务流程规范化、标准化的重要意义，如在全国率先获得ISO9000国际质量体认证的深圳高交会展览中心，就已经创立了一套包括展览业务经营、展览工程、展场租赁、会展物业管理等较为完善的会展服务体系。在展览实践中严格按照规范的流程进行运作，为高交会、家具展、中国国际互联网展等大型展览会提供了一流、高效的会展服务。此外，上海、大连、厦门等城市的会展中心也都相应地建立了各具特色的服务运作模式。制作会展服务手册在组展过程中，主办单位或展览承办商不可缺少的要为每家参展商提供一本优质的会展服务手册。这本服务手册制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，还要标准规范。一方面，不要把手册的读者当作会展界高手，要把他们想象成初入展览大门的新人，把一切可能想到的问题和解决方案都要写进去。另一方面，及时和大会主办方沟通，了解本届展览会服务的新变化。最后，你的会展服务应该具有查询方面的功能，可读性强。这样既完整性又易查性的会展手册，可以节省会展工作人员和参展商的时间，减少摩擦。会展服务手册主要包括以下几个方面：展览内容方面包括展览的中英文名称、展览举办城市及场馆的名称；展览日期，包括进场、出场日期；展览承包商名字、地址、电话、传真或其他相关承包商；详述摊位租金付款方式（如果需要提供材料和服务的程序）；相关规定；叙说展览的内容等；订购单方面。包括正式合同信息、摊位承包公司名称和其他指示标志、家具租借、装潢和地毯、运输、安置和拆除劳工、电力、消防、摊位清理等；其他相关服务方面。包括邀请函、配套宣传策划、住宿及行程安排、交通旅游、视听设备、摄影、花艺、盆景租借、呼叫装置、模特儿现场展示或接待等。服务要务实会展服务也要体现重实效和“以人为本”的思想。比如，展览会的布局完全以展品大类来划分，方便观众参观；参观者刚踏进展览馆就能得到一份用不同文字编成的会展服务手册或参观指南；展场内还有就餐中心区、休息场所、便捷通道等等。这些都体现着主办方无微不至的服务理念，也充分地体现了会展优质服务的魅力。最后还需说明的是，会展服务与国际接轨并不是说要把国外会展服务模式全盘生搬硬套地一直进来。我们在学习取经的同时，也应该注重推陈出新，开发具有自身特色的服务模式。
展会物流管理应该怎么操作,怎么写?
在策划展会项目的时候，营销是很重要的一个环节，根据目前会展行业的惯例，大家常用的四种营销措施是：
1.加大广告宣传力度，使更多参展商和参展人对展会产生兴趣，以扩大展会潜在的市场规模；
2.通过严格控制成本和开展规模，降低展会的报价，以增加有效市场购买者的数量；
3.对展会进行适当调整，以降低对潜在购买者的资格要求；
4.制订更有竞争力的营销组合方案，力图在目标会展市场中占有更大份额。
以上措施是十分常见及普遍的营销手段，但从会展业可持续性发展角度来看，仍有需要改进的地方：
1.展会营销并不是广告越多越好，成本需要把握好。可以结合自己展会的行业属性来宣传，可以靠行业协会的推荐，也可以靠政府相关部门来支持，把展会策划力度放在行业权威机构上，有强大的背书更有机会达到更好的展会效果；
2.为了吸引更多客户而采取降低展会报价的措施其实并不可取，这样会令主办方丧失信誉，合理的成本节约是有限度的，价格的决定必须慎重，需要建立在详细、真实、谨慎的市场分析基础上，一旦决定，轻易不要变更，否则影响的不单单是企业本身，也将影响到整个行业的利益；
3.并不建议降低参展商资格，这会降低整体展会档次和客户对展会的信任感，容易造成客户大批量流失，对展会的信誉和品牌都将造成很难挽回的负面影响；
4.制订更有竞争力的营销组合，利用企业优势横向或纵向强强联合，降低成本，改善服务，提高市场份额，可以成为提高展会营销的有效方式。
除了以上的营销手段措施外，一个流程化、标准化的展会管理系统，如鲸会务。不但能够帮助主办方更好的举办展会，也能提高参展方的体验，还能够通过大数据精准营销，多维度统计实时监控。
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浅议会展物流系统
[摘要]在对会展物流系统分析的基础上,提出了会展物流集成管理模式,以提高会展物流管理的绩效。
1引言
从广义上看,会展物流包括展览前后展品的物流,会展活动期间向参展商和参展观众分发食物的物流以及与此配套的会展设施的物流等。从狭义的角度看,会展物流的研究主体是展品的流动,会展物流就是将展品这种特殊的商品,为满足商品展览的特殊需要,及时准确地从参展商所在国(地)转移到参展目的地,展览结束后再将展品从展览地运回的过程,包括展览前后的仓储、包装、国内运输、进出口报关和清关、国际运输、展览中的装卸、搬运,以及在此过程中所需要的信息流动。可见,无论是贸易展还是消费展,综合展览还是专业展览,会展活动期间都汇集了大量的商品,导致了频繁的物流活动。由于展品本身的特殊性,使得会展物流比一般的物流活动有着更高的要求。
2会展物流系统任何系统活动的基本结构是输入--转换--输出,会展物流活动便是伴随着展品的输入--转换--输出而发生的。其中输入要素为:展品、劳动力、资金、设备、动力、信息等要素,经过运输、仓储、配送、装卸、搬运、包装、进出口报关、物流信息系统等转换子系统,将展品在规定的时间内送到规定的地方,并将在此期间产生的信息传递给相关的主体。从会展物流活动的内部而言,会展物流系统包括上述的三个基本环节,其中转换子系统必须配以计划与控制子系统,对输入的各资源要素需求及转换过程的作业订出计划,同时监控输出的质量和成本,一旦发现不能接受的偏差,则需采取纠正行动。此外会展物流活动并不是一个孤立的个体,它必然与其它相关的市场主体发生关联,不断地进行着信息和能源的交换。在此系统中,由于展品展览的特殊性,会展物流具有以下特点:(1)高度及时性。通常,一般性的展览在一年前就已预定好日程,为了保证会展的如期举行,展品的如期顺利运达成为关键。(2)运送的稳定性。会展物流涉及的展品五花八门,如精密仪器、工艺品、宠物等。这些展品不仅特殊、难运,而且数量少,因此能否稳定地送达目的地非常重要。(3)返回物流。通常会展结束后,展品必须运出境,就算转为正式进口,也需办理进口手续,这一流动类似于一般意义上的废弃物流。但是其消耗的费用、时间并不亚于一开始的展品流动。
会展物流系统的目标是效益最大化,但是会展物流本身的特殊性使得会展物流活动中存在着大量的效益背反现象,主要表现为以下两方面:(1)时间的及时性和成本的矛盾。如前所述,会展物流要求高度及时,如果为了确保时间而提前到达,那么高昂的仓储费用会导致成本过高。如果想及时到达而忽略了突发事件(如进出口清关中可能出现的问题,运输途中的突发事件等),那么可能会延误到达目的地的时间。(2)质量和成本的矛盾。会展过程中,展品是核心,因此展品的质量成为会展物流关注的另一要点。首先,确保展品质量使得装载空间难以充分利用其次,包装的好坏与展品的损坏率有直接关系再次,运输中途转车无法监控,丢失东西时有发生最后,对于巡回展这类特殊的展览,为了保险,一般都要通过不同的途径向同一地点发送两套。要解决上述矛盾,实现会展物流系统最优,就必须引入系统集成方法。集成管理是一种全新的管理理念和方法,其核心是强调运用集成的思想和理念指导管理实践,其实质是在一个统一目标的指导下,实现各要素的优化组合,在要素之间形成强大的协同作用,从而在最大限度上放大系统功能和实现系统的目标。
3会展物流集成管理模式要实现完全意义的集成管理,必须经过三个过程,即物流功能集成、供应链管理、物流服务商的联盟。
3.1物流功能集成在会展物流管理的最初阶段,主要集中在物流各功能要素的整合上。20世纪50年代以前,企业通常只把物流的功能局限于便利和支持工作方面。因而,物流被认为是一系列分散的、非协调的活动,物流管理也以分散管理为基础。这一分散的思想也渗入了会展领域,使得与物流相关的工作被分散在各个职能部门中,由于每一个部门仅把注意力集中在取得自己的职能优势上,忽视了整体的利益,导致会展活动的总体目标无法达到最优。今天,越来越多的组织认识到了集成的重要性,强调集成是组织降低成本,提高效率的主要方法。描述了会展物流功能集成过程,会展物流系统包括两方面:一方面是物流作业系统,即前述的运输、仓储、配送、装卸搬运、包装、进出口报关和清关等相关活动,其间,展品是各个活动的中心另一方面是物流信息系统,即为保证各职能部门正常运转而提供相关信息的交互系统。其信息主要包括参展商的信息、主办方的信息、物流代理的信息等。只有将各功能要素有效整合,才能保证将恰当的展品在恰当的时候送到恰当的地方。物流功能集成的第一步任务目标是实现各个功能内部的集成化管理。如运输功能,由于空间的无限性,使得公路运输、铁路运输、水路运输及航空运输等多种方式并存,而这种并存又割裂了展品的顺畅流动。尽管各运输方式在运输量、运输质量、运输时间方面各有所长,但由于时间和空间的间断,加大了展品流转过程中的风险,如等待时间加长,损坏概率加大等。如果能将各种运输方式有机地整合起来,则能有效地缩短展品的在途时间,提高展品安全抵达的概率。目前,集装箱船的使用,物流功能集成的第二步任务目标则是各个功能之间的集成化管理。即如何将不同的功能主体形成一个总体物流过程,使得各个环节能够高效无缝的链接。在企业物流中,MRPⅡ和JIT思想能够较好地解决这一问题。但是由于会展物流本身的特殊性,使得该阶段的集成,不仅需借鉴企业物流的集成思想,还有赖于参与会展活动各个相关主体的支持。因而,会展物流的集成不仅体现在各个功能主体的整合,还包括相关参与主体的集成。
3.2供应链管理市场竞争的实质已不是单个企业之间的较量,而是供应链与供应链之间的竞争。会展活动中涉及主办者、搭建商、会展物流服务商(运输商、货运代理)、展馆方、信息服务商、参展商等多个市场主体。他们相互作用,形成错综复杂的网络。在此网络中,又存在着多条供应链。如以会展主办者作为核心企业,则搭建商、会展物流服务商、展馆方、信息服务商、参展商等都是其战略合作的伙伴。若以物流服务商作为核心企业,其供应链结构如图3所示。可见,尽管物流服务的主体是会展物流服务商,但是在展品的实体流动过程中,参展商和主办方中任一方的效率低下都会影响到整个物流服务效率。因而必须从整个供应链角度去研究、规划和管理。由于会展物流具有高度及时性,运送的稳定性和返回物流等特征,使得供应链管理思想(如准时制、快速反应等)在应用时,应考虑到会展物流的实际需求。
3.3物流服务商的联盟在会展物流中,物流服务商实际上提供的就是典型的第三方物流服务。他们是提供物流活动的实际主体。其主要优势是具有规模优势和专业化优势。但是随着会展业的国际化趋势,参展商也越来越倾向于选择完备而高效的“一站式”物流服务。这一趋势导致了物流服务商的横向联盟。一方面可以迅速高效地满足参展商的实际需求,另一方面也可进行优势互补,通过资源整合降低成本,达到多赢的局面。目前物流服务商联盟的典范是国际展览物流协会(IELA)。它是一个有着70多家展品物流货运代理的全球化协会。成为IELA的会员,可以相互制定合作协议,而且可以使用当地的货运资源,从而在服务水平和费用方面获得保障。此外,有助于解决当地化物流的问题。如运输方面需熟悉当地的交通法规,海关方面需熟悉当地的法律等,此类问题均可通过与当地的物流服务商合作而得到解决。
4实施会展物流集成管理模式的前提集成管理的空间要素主要包括四个方面的内容,即管理主体、管理对象、管理方法和管理手段。从会展物流的集成管理过程来看,其管理主体是所有与会展物流活动相关的人员,管理对象是与物流相关的所有过程以及过程的输入输出。要保证集成管理模式的有效实施。还必须作好以下两方面工作:
4.1标准化由于会展物流体系的各个主要环节只有局部的标准化,这些标准化之间缺乏配合性,不能形成会展物流系统纵向的标准化体系,因此,形成整个会展物流体系的标准化成为会展物流集成管理模式有效实施的基本保证。会展物流的标准化不仅表现在物流配套设施设备等硬件的建设方面,还体现在物流运转流程、操作方式等软件上。会展场馆和会展仓储配送中心的建造都应充分考虑到物流因素,如会展场馆,其物资通道的口径与场馆空间及面积要符合科学的比例,场馆应配备合理大小的停车场和临时仓库。对于会展仓储配送中心,其内部格局的设置则要按照〃快捷、便利〃的原则进行动态设计,即可随时根据会展主题的不同、依据展品的特点更新。同时,标准化还包括与会展相关的数据的标准化,报表单据的标准化,文档资料的标准化,工作规范的标准化以及各种术语标准化等内容。
4.2信息化从供应链的角度来看,会展物流的功能模式是反应型的供应链,其服务的核心是按时、安全地将展商的展品运至展位,基本目标则是尽快地对展商不可预测的需求做出反应,因此,会展物流服务商与会展主办者、展商等其他供需主体的有效沟通成为关键。此外,展品本身的珍贵性和对安全的高要求,使得对展品的实时监控尤为必要。可见,加强物流信息系统建设亦是会展物流集成管理模式有效实施的关键之一。
[参考文献]
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长乐路1219-1227号 电话：021-64370807上海市标准化研究院（SIS）
是集标准资料馆藏、标准信息检索、标准化研究、服务、应用于一体的标准化公益类科研机构。内设标准化研究中心、标准文献馆、信息中心和《上海标准化》杂志编辑部等部门，上海市组织机构代码管理中心、中国物品编码中心上海分中心、方圆标志认证集团上海有限公司（CQM-SAC）和上海实验室认可技术交流中心等机构也设在该院。主要从事现代物流标准化、信息分类编码与基础标准化、食品安全与标准化、WTO技术性贸易措施、自动识别技术等方面的研究与咨询，同时，承担全国会展业标准化技术委员会、全国项目管理标准化委员会成熟度评估分技术委员会秘书处工作；国内外标准资料发行、代理服务；组织机构代码与商品条码的管理及应用；质量管理体系等认证服务、国际标准认证培训、实验室认可技术交流、标准化培训等工作。上海市标准化研究院以一流的组织规模、整体实力、研究水平、服务质量、创新能力，为政府、企业和社会各界提供优质的标准化服务，为提升上海城市综合竞争力提供了有效的技术支撑。
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